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Il coronavirus ha cambiato le nostre abitudini, costringendoci a modificare i comportamenti e, soprattutto, i modi di interagire con le altre persone. In un precedente articolo abbiamo citato l'importanza della capacità di adattarsi e innovare, ma non sempre il cambiamento corrisponde ad una effettiva evoluzione.

In tante aziende si parla di smart working e, anche recentemente, il governo continua a raccomandarne l'utilizzo, ma è davvero smart working quello che viene fatto? O si tratta solo di un semplice "spostamento del luogo di lavoro"? La verità è che in molte imprese, ferma restando la meritevole iniziativa di permettere al dipendente di operare da casa, quello che viene attuato è un semplice "telelavoro", in cui abitudini, controlli e tipo di impegno restano immutati, con la solo differenza della posizione fisica in cui questo avviene.

Fare smart working è differente e presuppone una sorta di patto di fiducia e responsabilità tra datore di lavoro e dipendente! Per introdurlo realmente in azienda occorre adottare davvero un approccio smart alle attività: questo significa, innanzitutto, ragionare per obiettivi e orari flessibili e non con tracciamento di entrate/uscite e verifiche sull'operato. Un ulteriore aspetto riguarda la dotazione tecnologica: servono computer adeguati, strumenti per le videochiamate e, soprattutto, ambienti per la condivisione del lavoro e la collaborazione e cooperazione tra utenti. Smart working non è spostare la scrivania dall'ufficio a casa, ma creare un nuovo "modello di scrivania", con processi operativi realmente digitalizzati, un approccio che punti davvero alla dematerializzazione, una comunicazione che sfrutti il canale più giusto a seconda del contenuto da trasmettere.

Strumenti software di gestione del lavoro, in questo modello, diventano centrali: invece di scandire le attività sulla base di "ordini" dall'alto, ciò che contraddistingue un reale ambiente di smart working è l'utilizzo di un Workflow Management System che consenta ad ogni impiegato di verificare le azioni ancora da prendere in carico, di monitorare lo stato dei task in corso, di cooperare con i colleghi, di trasmettere informazioni e notifiche in modo automatico e rapido. In un modello del genere, il datore di lavoro è in grado di avere sempre, in tempo reale, l'avanzamento dei progetti e l'impegno delle risorse e, al tempo stesso, può stabilire scadenze e priorità affidando ai dipendenti una autonomia di gestione che contribuisca a responsabilizzarli e sentirli parte integrante dell'azienda. D'altra parte sono le tecnologie e i software a rendere il lavoro (working) veramente "smart"!

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